Das Faci­lity Manage­ment (FM) bewegt sich zuneh­mend im Span­nungs­feld zwischen recht­li­cher Verant­wor­tung, Nach­hal­tig­keits­zielen, Effi­zi­enz­an­for­de­rungen und Fach­kräf­te­mangel. Eine gut struk­tu­rierte Betrei­ber­or­ga­ni­sa­tion ist dabei nicht nur gesetz­lich erfor­der­lich, sondern auch ein stra­te­gi­scher Hebel für Qualität und Zukunfts­fä­hig­keit in der Immobilienbewirtschaftung.

In diesem Beitrag beleuchten wir die wesent­li­chen Aspekte der Betrei­ber­ver­ant­wor­tung und zeigen auf, welche fünf Erfolgs­fak­toren für Eigen­tümer und Verwalter beson­ders entschei­dend sind.

Was bedeutet Betreiberverantwortung ?

Die Betrei­ber­ver­ant­wor­tung umfasst die Pflichten und Aufgaben, die Eigen­tümer und Betreiber von Gebäuden über­nehmen müssen, um Gefahren für Leben, Gesund­heit und Sach­werte zu vermeiden. Sie basiert auf gesetz­li­chen Vorgaben, tech­ni­schen Normen und dem Grund­satz „Eigentum verpflichtet“ aus dem Grund­ge­setz. Ziel ist ein sicherer, rechts­kon­former und nach­hal­tiger Gebäudebetrieb.

Grafik : Bedeu­tungs­fak­toren Betreiberverantwortung

Fünf Erfolgs­fak­toren für eine zukunfts­fä­hige FM-Organisation

1. Betriebs­do­ku­men­ta­tion : Ordnung schafft Sicherheit

Eine trans­pa­rente und aktu­elle Doku­men­ta­tion ist das Funda­ment für die rechts­si­chere Wahr­neh­mung von Betrei­ber­pflichten. In der Praxis sind Abla­ge­sys­teme oft voll­ständig, aber schwer durch­suchbar oder veraltet. Empfeh­lens­wert sind daher : eine Aktua­li­sie­rungs­über­sicht inner­halb der Jahres­ordner, der Einsatz eines digi­talen Doku­men­ten­ma­nage­ment­sys­tems (DMS) mit Voll­text­suche, Versio­nie­rung und Zugriffs­steue­rung sowie eine regel­mä­ßige Über­prü­fung und Opti­mie­rung der Ablagestruktur.

2. Prozess­ma­nage­ment : Sicht­bar­keit durch Struktur

Viele Prozesse sind doku­men­tiert, aber nicht ganz­heit­lich abge­bildet. Eine Prozess­land­karte, die Haupt-, Unter­stüt­zungs- und Manage­ment­pro­zesse struk­tu­riert darstellt, schafft Trans­pa­renz über Rollen, Abläufe und Schnitt­stellen – insbe­son­dere im Zusam­men­spiel mit FM-Dienst­leis­tern. Das erhöht sowohl die Nach­voll­zieh­bar­keit als auch die Steu­er­bar­keit der Betriebsorganisation.

3. Regel­werks­ver­fol­gung : Verant­wor­tung aktiv wahrnehmen

Die Beob­ach­tung und Umset­zung von Regel­werks­än­de­rungen wird häufig an Dienst­leister ausge­la­gert. Eine zentrale Auswer­tung inner­halb der FM-Orga­ni­sa­tion findet selten statt. Um die Betrei­ber­ver­ant­wor­tung aktiv wahr­zu­nehmen, sollte ein direkter Zugang zu einem Regel­werks-Infor­ma­ti­ons­system geschaffen werden. So lassen sich rele­vante Vorschriften intern iden­ti­fi­zieren, bewerten und in die opera­tive Steue­rung integrieren.

4. Digi­ta­li­sie­rung : Digi­tale Souve­rä­nität stärken

Die Digi­ta­li­sie­rung bietet zahl­reiche Chancen zur Effi­zi­enz­stei­ge­rung im Gebäu­de­be­trieb. Sie ermög­licht eine früh­zei­tige Erken­nung von Problemen und die Auto­ma­ti­sie­rung von Über­wa­chungs­auf­gaben. Die erfolg­reiche Inte­gra­tion von Buil­ding Infor­ma­tion Mode­ling (BIM) und Computer Aided Faci­lity Manage­ment (CAFM) ist entschei­dend für die effi­zi­ente Verwal­tung von Gebäuden und Anlagen.

Viele FM-Orga­ni­sa­tionen nutzen CAFM-Systeme, die außer­halb ihrer direkten Kontrolle liegen. Die Empfeh­lung lautet daher : Aufbau eines eigenen, zukunfts­fä­higen CAFM-Systems mit direktem Zugriff, klarer Daten­ho­heit und Schnitt­stellen zu bestehenden Lösungen – für mehr digi­tale Souve­rä­nität und eine wirk­same Betreiberverantwortung.

5. Ressour­cen­ef­fi­zienz & Klima­ri­siken : Nach­hal­tig­keit ganz­heit­lich denken

Gebäude verur­sa­chen nicht nur CO₂-Emis­sionen, sie sind auch zuneh­mend von den Folgen des Klima­wan­dels betroffen. Ein moderner Gebäu­de­be­trieb muss daher sowohl Emis­sionen redu­zieren als auch Klima­ri­siken aktiv managen.

Das bedeutet :

• Einsatz ener­gie­ef­fi­zi­enter Tech­no­lo­gien und erneu­er­barer Energien,
• Inte­gra­tion von Nach­hal­tig­keits­kenn­zahlen in die FM-Steuerung,
• sowie Berück­sich­ti­gung physi­scher Klima­ri­siken wie Hitze, Sturm und Blitz in der Instand­hal­tungs- und Investitionsplanung.

So wird nicht nur der ökolo­gi­sche Fußab­druck redu­ziert, sondern auch die Resi­lienz und Zukunfts­fä­hig­keit der Immo­bilie gestärkt.

Mehr­wert für Bestands­halter und Verwalter

Ein zukunfts­fä­higer Gebäu­de­be­trieb erfor­dert klare Struk­turen, digi­tale Kompe­tenz und ein aktives Nach­hal­tig­keits­ma­nage­ment. Wer gesetz­liche Anfor­de­rungen erfüllt, Prozesse trans­pa­rent gestaltet und ökolo­gi­sche Verant­wor­tung über­nimmt, schafft nicht nur Sicher­heit und Effi­zienz – sondern auch ein attrak­tives Umfeld für Nutzer.

Leis­tungen von simon+savas

Das Team von simon+savas unter­stützt Bestands­halter und Verwalter bei der Trans­for­ma­tion von Immo­bi­li­en­port­fo­lien. Wir entwi­ckeln zukunfts­fä­hige Konzepte für den Gebäu­de­be­trieb und begleiten die Umset­zung von der Idee bis zum Erfolg. Dabei achten wir stets auf wirt­schaft­liche Trag­fä­hig­keit, bauliche Mach­bar­keit und perso­nelle Sensibilität.

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